La certificación de existencia de la empresa estadounidense con autenticación de La Haya y certificación del consulado

En los negocios internacionales entre China y Estados Unidos, es posible que una empresa estadounidense necesite demostrar su legitimidad y estatus comercial en el extranjero. Esto generalmente se logra proporcionando un certificado de existencia de la empresa (Certificate of Good Standing). Este certificado confirma que la empresa está legalmente registrada en su estado de origen y que cumple con las obligaciones fiscales y de reporte correspondientes. Cuando estos documentos se utilizan en transacciones comerciales o legales internacionales, generalmente deben ser autenticados mediante la certificación de La Haya o la certificación del consulado para garantizar su aceptación internacional.

¿En qué situaciones se requiere la certificación de La Haya del certificado de existencia de una empresa estadounidense en China?

El 8 de marzo de 2023, China se unió oficialmente a la «Convención de la eliminación de la exigencia de legalización de documentos públicos extranjeros» (conocida como la «Convención»). Esto significa que, a partir del 7 de noviembre de 2023, China y otros países firmantes eliminarán la necesidad de autenticación consular de documentos públicos. Aunque la adhesión de China a la «Convención de La Haya» ha simplificado el proceso de autenticación internacional de documentos, de modo que los documentos provenientes de otros países firmantes solo requieren una apostilla (certificación de La Haya) para ser aceptados en China, el sistema legal y administrativo especial de China aún puede generar casos en los que se requiera utilizar un certificado de existencia de una empresa estadounidense autenticado por La Haya. A continuación, se presentan algunas de las situaciones en las que podría ser necesario usar un certificado de existencia de empresa estadounidense con autenticación de La Haya en China:

• Establecimiento de una sucursal o representación: Al establecer una sucursal u otra forma de entidad comercial en China, generalmente se requiere proporcionar pruebas de la legitimidad y buen estado crediticio de la empresa matriz.
• Firma de contratos o transacciones comerciales: En transacciones de gran volumen o contratos importantes, las contrapartes o autoridades chinas pueden solicitar el certificado de existencia de la empresa estadounidense para confirmar su legitimidad y reputación comercial.
• Litigios y arbitraje: Al participar en un litigio o arbitraje en China, puede ser necesario presentar el certificado de existencia de la empresa para demostrar que la compañía tiene la capacidad legal para demandar o defenderse en el juicio.
• Préstamos y actividades de financiamiento: Al solicitar un préstamo comercial o alguna otra forma de financiamiento en China, los bancos o instituciones financieras pueden requerir un certificado de existencia autenticado para evaluar el estado operativo y la salud financiera de la empresa.

Aunque la adhesión de China a la «Convención de La Haya» ha simplificado en gran medida el proceso de certificación y reducido los pasos adicionales de autenticación consular, en las situaciones mencionadas anteriormente, las empresas aún deben proporcionar los documentos de certificación que cumplan con los requisitos legales. Por lo tanto, entender y manejar adecuadamente la certificación internacional de este tipo de documentos es crucial para las empresas estadounidenses que operan en China.

Apostille de Estados Unidos (Certificación de La Haya)

La Apostille de La Haya es una forma estandarizada de certificación de documentos, aplicable entre los países firmantes de la «Convención de La Haya» de 1961. Como firmante de la Convención, Estados Unidos puede proporcionar la certificación Apostille para documentos como el certificado de existencia de la empresa a través de los gobiernos estatales o agencias designadas.

Pasos para obtener la Apostille:

• Solicitar el certificado de existencia: Primero, se debe obtener un certificado de existencia actualizado de la empresa desde el departamento gubernamental del estado donde la empresa está registrada.
• Presentar la solicitud de Apostille: El certificado de existencia debe ser entregado al Departamento de Estado del mismo estado para solicitar la certificación Apostille.
• Procesamiento del documento: La oficina del Secretario de Estado revisa la autenticidad del documento y luego le agrega el certificado Apostille.
• Uso del documento: Una vez autenticado con la Apostille, el documento puede ser utilizado en todos los países firmantes de la Convención sin necesidad de realizar una autenticación adicional.

La gigafábrica de Tesla en Shanghái es un ejemplo clásico de colaboración entre Estados Unidos y China, que demuestra cómo establecer con éxito una planta de propiedad total en China sin necesidad de socios locales. Esta estrategia fue posible gracias a la nueva política del gobierno chino que permite empresas extranjeras operar como únicas propietarias. Esto permitió a Tesla construir y poner en marcha rápidamente la planta en 2019, directamente al servicio del mercado de vehículos eléctricos más grande del mundo.

En cuanto a la cumplimentación de normativas, Tesla debió asegurar su estatus legal y comercial en Estados Unidos, lo que probablemente implicó la necesidad de proporcionar un certificado de existencia de la empresa autenticado con la Apostille de La Haya. Dado que China es firmante de la Convención de La Haya, que entró en vigor el 7 de noviembre de 2023, se simplificó el proceso de certificación internacional. Sin embargo, Tesla aún necesitaba cumplir con los requisitos comerciales y legales específicos de China. Esta decisión no solo redujo los costos de producción y el tiempo de logística, sino que también fortaleció la posición global de Tesla, sirviendo de experiencia valiosa para otras empresas estadounidenses que buscan expandirse internacionalmente.

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Certificación consular en Estados Unidos

Para los países que no han firmado la Convención de La Haya, el certificado de existencia de una empresa estadounidense debe pasar por una certificación consular para garantizar su validez en el país de destino.

Pasos para obtener la certificación consular:

• Obtener el certificado de existencia: Primero, se debe obtener el certificado de existencia oficial de la empresa desde el estado donde está registrada.
• Certificación por el Departamento de Estado de Washington D.C.: El certificado de existencia debe ser enviado al Departamento de Estado de EE. UU. para obtener una certificación a nivel federal.
• Certificación consular: Después de la autenticación federal, el documento debe ser enviado al consulado del país de destino en EE. UU. para la certificación final.
• Uso del documento: Una vez que el documento ha sido certificado por el consulado, puede ser utilizado en el país de destino. Este proceso generalmente es un paso necesario para que el documento sea reconocido dentro del sistema legal de ese país.

Para las empresas estadounidenses que operan a nivel internacional, comprender y manejar correctamente la certificación de La Haya y la certificación consular del certificado de existencia es crucial. Esto no solo afecta la cumplimiento normativo, sino que también está directamente relacionado con la reputación de la empresa en los mercados internacionales y con su eficiencia operativa. Por lo tanto, es esencial que las empresas trabajen con asesores profesionales de la Oficina Notarial de Washington D.C. para asegurarse de que todos los documentos cumplan con los requisitos internacionales y puedan llevar a cabo sus negocios globales sin obstáculos.

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Ejemplo de Apostilla

Ejemplo de Autenticación