La autorización de Estados Unidos para la certificación de La Haya, autenticación por el consulado

Los negocios internacionales y los asuntos personales entre Estados Unidos y China se han vuelto cada vez más frecuentes, y manejar estos asuntos transnacionales a menudo requiere la presentación de una autorización formalmente certificada (Power of Attorney, POA). La autorización es un documento legal importante que permite a una parte (el mandante) otorgar a otra parte (el apoderado) el poder de representarlo en ciertos asuntos. Cuando se trata de asuntos internacionales, la autorización generalmente necesita pasar por un proceso de certificación específico para garantizar su validez legal en otro país. La certificación de la autorización de Estados Unidos por la Haya y la certificación consular son dos de los métodos más comunes de certificación internacional. Este artículo detallará los procesos y las diferencias entre estas dos certificaciones.

Caso de la autorización de Estados Unidos (Power of Attorney)

Zhang San es un ciudadano chino que trabaja en Estados Unidos. Debido a su trabajo, no puede regresar personalmente a China para manejar la venta de su propiedad en Shanghái. Por ello, decide obtener una autorización en Washington DC a través de una notaría de Estados Unidos, autorizando a sus padres para que lo representen en la venta de la propiedad en China.

Primero, Zhang San necesita encontrar un notario certificado en Estados Unidos para que autentique la autorización. Este documento detallará que sus padres serán sus representantes legales, otorgándoles el poder de firmar el contrato de venta, recibir y pagar los costos relacionados, y manejar los trámites de transferencia de propiedad, entre otros. La autorización generalmente incluye la información personal del mandante y del apoderado, el alcance de la autorización, las tareas específicas cubiertas por la autorización, la duración de la validez y las firmas y fechas necesarias. Zhang San puede optar por redactar el documento por su cuenta o ponerse en contacto con el personal de la notaría de Washington DC para solicitar una plantilla de la autorización. Durante el proceso notarial, el notario verificará la identidad de Zhang San y se asegurará de que comprenda completamente el contenido de la autorización y sus consecuencias legales. Después, Zhang San firmará el documento en presencia del notario. El notario redactará el acta notarial, firmará y sellará el documento, y luego quedará archivado para completar la autenticación.

Una vez completada la notaría, para que la autorización tenga validez legal en China, Zhang San necesita obtener una certificación adicional conocida como Apostille (certificación por la Haya). Para ello, debe llevar la autorización notariada a la oficina del Secretario de Estado del estado donde reside y solicitar la certificación de la Haya. Este paso es necesario porque China es un país miembro de la Convención de La Haya, que entró en vigor en China el 7 de noviembre de 2023. La certificación por la Haya valida la autenticidad de los documentos entre los países firmantes del tratado. El personal de la notaría de Washington DC enviará la autorización de Zhang San a la oficina del Secretario de Estado de Washington DC para solicitar la certificación por la Haya. Normalmente, el proceso de certificación toma alrededor de una semana, aunque esto puede variar dependiendo del ritmo de la oficina y de si los documentos están completos y correctos.

Una vez que se obtiene la certificación por la Haya, la autorización certificada será enviada de regreso a Zhang San o directamente a sus padres en China. Con este documento certificado, sus padres podrán realizar los trámites de cambio de propiedad y otros procedimientos legales en la Oficina de Registro de Propiedades en China. Esto generalmente incluye presentar el original de la autorización y su traducción, llenar los formularios gubernamentales correspondientes y pagar las tarifas necesarias.

Todo este proceso asegura que la autorización tenga validez legal internacional y permite que Zhang San, sin tener que regresar a China, pueda vender su propiedad allí a través de un representante legal. Esta operación es tanto legal como eficiente, satisfaciendo la necesidad de los ciudadanos que se encuentran en el extranjero de gestionar sus asuntos de propiedad en su país de origen.

¿Qué es la certificación por la Haya (Apostille) de Estados Unidos?

La certificación por la Haya es un procedimiento de autenticación de documentos simplificado, establecido bajo la Convención de La Haya de 1961, que verifica la validez de los documentos públicos entre los países firmantes del tratado. Como Estados Unidos es uno de los países miembros de esta convención, los documentos emitidos en su territorio, como las autorizaciones (Power of Attorney), pueden ser reconocidos en otros países firmantes mediante esta certificación.

Proceso de certificación:

• Preparar la autorización: Asegúrate de que la autorización haya sido correctamente notarizada por un notario público calificado en Estados Unidos.
• Presentar al Secretario de Estado: Una vez notariada, la autorización debe ser presentada ante la oficina del Secretario de Estado del estado donde se firmó, para solicitar la certificación por la Haya (Apostille).
• Recibir el documento certificado: La oficina del Secretario de Estado adjuntará un certificado oficial al documento, que valida su autenticidad. Este documento certificado podrá ser utilizado en todos los países firmantes de la Convención de La Haya.

Este proceso asegura que los documentos notarizados en Estados Unidos sean reconocidos legalmente en otros países miembros del tratado sin necesidad de pasar por trámites adicionales.

¿Cómo obtener la certificación consular (LEGALIZATION) en Estados Unidos?

La certificación consular se utiliza para autenticar documentos destinados a países que no son miembros de la Convención de La Haya. Si se necesita utilizar una autorización en un país que no ha firmado el tratado, el proceso de certificación debe pasar por un proceso más complejo que involucra la verificación consular.

Proceso de certificación consular:

1. Notarizar la autorización: El primer paso es que la autorización sea notariada por un notario público calificado en Estados Unidos.
2. Certificación estatal: Luego, la autorización debe ser enviada a la oficina del Secretario de Estado del estado donde se firmó el documento para obtener la certificación a nivel estatal.
3. Certificación federal: Después de obtener la certificación estatal, el documento debe ser enviado al Departamento de Estado de los Estados Unidos en Washington DC para obtener la validación a nivel federal.
4. Certificación consular: Finalmente, todos los documentos autenticados deben ser presentados ante el consulado del país destino, donde se completará el paso final de la certificación.

Este proceso asegura que los documentos sean reconocidos legalmente en países fuera de la Convención de La Haya y se pueda hacer uso de ellos dentro de la jurisdicción de esos países.

Servicios de tramitación en la notaría de Washington DC

La elección entre la certificación por la Haya o la certificación consular depende principalmente de si el país en el que se utilizará el documento es miembro de la Convención de La Haya. Si el país destino es miembro de la convención, generalmente se recomienda utilizar la certificación por la Haya, ya que es un proceso más simple y rápido. Por otro lado, si el país no es miembro del tratado, será necesario pasar por la certificación consular.

En Washington DC, puedes acceder a los servicios de la notaría de Washington DC para obtener más orientación profesional y asistencia sobre la certificación de autorizaciones. La notaría ofrece un servicio integral que te ayuda a entender y completar el proceso de certificación necesario, asegurando que tus documentos sean aceptados y reconocidos a nivel internacional.

Ya sea que necesites la certificación por la Haya o la certificación consular, una preparación adecuada y una comprensión clara del proceso son clave para garantizar que tu autorización sea legal y válida para su uso internacional. Si tienes dudas, no dudes en contactar a un notario profesional o una agencia de tramitación para obtener orientación y asistencia más detallada.

Ejemplo de Apostilla

Ejemplo de Autenticación