La empresa estadounidense decidió proceder con la certificación de La Haya y la certificación consular

Cuando una empresa estadounidense decide expandir sus negocios o realizar transacciones legales a nivel internacional, generalmente necesita obtener una certificación oficial de su resolución corporativa (Corporate Resolution). Esta certificación suele implicar la apostilla (Apostille) y la certificación consular (Authentication), para garantizar que los documentos sean aceptados como legales y válidos en países fuera de los Estados Unidos. A continuación se detallará el proceso relacionado con la resolución corporativa de una empresa estadounidense, la apostilla y la certificación consular, así como los servicios disponibles en Washington DC para gestionar estos trámites a través de una notaría.

Caso de resolución corporativa de una empresa estadounidense

El 8 de marzo de 2023, China se unió oficialmente a la Convención de la Haya sobre la eliminación de la exigencia de la autenticación de documentos públicos extranjeros (comúnmente conocida como la «Convención de la Haya»). Este cambio tuvo un gran impacto en las actividades comerciales internacionales, especialmente en aquellas que implican la legalización de documentos fuera de Estados Unidos, como las empresas ubicadas en Bethesda, Maryland. La notaría en Washington DC, debido a su experiencia en el manejo de la certificación de documentos, desempeñó un papel clave en ayudar a las empresas a adaptarse a esta nueva situación.

Tomemos como ejemplo una empresa de tecnología ubicada en Washington DC, que planea iniciar un nuevo proyecto de colaboración en tecnologías de vuelo de baja altitud en el distrito de Minhang, Shanghái, China. Para ello, la empresa debe presentar una resolución corporativa que demuestre que su junta directiva ha autorizado a un ejecutivo para que realice negociaciones comerciales y firme contratos en China. Según el proceso tradicional, esto implicaba un largo y complicado procedimiento de apostillado, ya que se requería la certificación de los documentos por parte de las autoridades estatales y del Departamento de Estado de Estados Unidos antes de que fueran aceptados por las autoridades chinas.

Sin embargo, con la entrada en vigor de la Convención de La Haya, la notaría de Washington DC ofreció una gran conveniencia a la empresa. La notaría primero realizó una certificación estándar de la resolución corporativa y luego procedió directamente con la apostilla. Dado que China es un país signatario de la Convención de La Haya, esto significa que, una vez que el documento obtuvo la apostilla en Estados Unidos, ya no fue necesario un proceso de certificación adicional por parte de la embajada china.

El personal de la notaría explicó detalladamente los cambios derivados de la Convención y cómo estos afectan el proceso de manejo de documentos, orientando a la empresa para preparar la documentación adecuada y asegurando que todo estuviera conforme a los nuevos requisitos legales internacionales. Además, les ayudaron a comprender los beneficios de tiempo y costos derivados de la simplificación del proceso a través de la Convención de La Haya, como la reducción de tarifas y tiempos de espera en varios pasos, lo cual representó una ventaja significativa para la empresa, que necesitaba actuar rápidamente en el mercado chino.

Asimismo, la notaría brindó servicios adicionales de asesoría, como traducción y verificación de la precisión de los términos legales en los documentos para cumplir con los requisitos específicos del mercado chino. Esto no solo aceleró todo el proceso de certificación de documentos, sino que también fortaleció la validez legal de los mismos en China, garantizando que las actividades comerciales de la empresa estuvieran respaldadas por un soporte legal adecuado.

En resumen, la notaría de Washington DC, al ofrecer servicios profesionales específicos, ayudó a las empresas estadounidenses a hacer una transición más fluida bajo las nuevas reglas de la Convención de La Haya, resolviendo los posibles problemas de verificación de legalidad. Esto, sin duda, representa una gran comodidad y ventaja para aquellas empresas que operan en múltiples países y deben cumplir con normativas legales internacionales.

¿Qué es la Apostilla de La Haya en Estados Unidos?

La apostilla de La Haya es una forma de certificación internacional utilizada para verificar la legalidad de un documento en un país, de manera que sea reconocido en otros países que han firmado la Convención de La Haya. En el caso de una resolución corporativa, si el país de destino es miembro de la Convención de La Haya, entonces con obtener la apostilla es suficiente para garantizar que el documento sea considerado legal. La apostilla generalmente es emitida por la Secretaría de Estado o alguna otra agencia autorizada en el estado correspondiente.

El 8 de marzo de 2023, China se unió a la Convención sobre la eliminación de la exigencia de autenticación de documentos públicos extranjeros (también conocida como la «Convención de La Haya»). La Convención entró en vigor en China el 7 de noviembre de 2023.

¿Cómo se tramita la certificación consular (Authentication) de Estados Unidos?

Si el país de destino no es miembro de la Convención de La Haya, es necesario realizar la certificación consular. Este proceso generalmente incluye varios pasos: primero, se debe notarizar la resolución corporativa en el estado donde fue emitida; luego, el Departamento de Estado de los Estados Unidos verifica la legalidad del documento; finalmente, el consulado del país de destino realiza la última certificación. Este procedimiento asegura que los documentos sean aceptados como legales en países que no forman parte de la Convención de La Haya.

Servicios de gestión de certificación en la notaría de Washington DC

En Washington DC, muchas notarías ofrecen servicios de gestión integral para ayudar a las empresas a manejar el complejo proceso de la apostilla y la certificación consular. Estos servicios incluyen desde la preparación de los documentos de la resolución corporativa hasta la realización de todos los pasos necesarios de notarización y certificación. El servicio de gestión de trámites puede simplificar enormemente este proceso, ahorrando tiempo y recursos valiosos a las empresas.

Al hacer uso de estos servicios de certificación, las empresas estadounidenses pueden asegurarse de que sus operaciones internacionales se desarrollen sin problemas y cumpliendo con los requisitos legales del país de destino. Ya sea a través de la apostilla o la certificación consular, garantizar la validez global de los documentos es un paso crucial para las operaciones multinacionales.

Ejemplo de Apostilla

Ejemplo de Autenticación