La terminología y el uso de los certificados de existencia y de estado de una empresa en Estados Unidos según el estado
El Certificado de Buena Existencia (Certificate of Good Standing) o Certificado de Estado (Certificate of Status, Certificate of Existence) de una empresa en Estados Unidos tiene ligeras variaciones en su denominación oficial según el estado. En general, la función de estos documentos es la misma: demostrar que la empresa se encuentra en buen estado legal en ese estado, cumple con los requisitos legales y no tiene problemas pendientes. A continuación se presentan los términos más comunes utilizados en los diferentes estados (algunos estados pueden tener denominaciones ligeramente diferentes según el tipo de entidad):
- Alabama: Certificate of Compliance (algunas entidades también usan Certificate of Existence)
- Alaska: Certificate of Compliance o Certificate of Good Standing
- Arizona: Certificate of Good Standing
- Arkansas: Certificate of Good Standing
- California: Certificate of Status
- Colorado: Certificate of Good Standing
- Connecticut: Certificate of Legal Existence
- Delaware: Certificate of Good Standing
- District of Columbia (Washington D.C.): Certificate of Good Standing
- Florida: Certificate of Status
- Georgia: Certificate of Existence
- Hawaii: Certificate of Good Standing
- Idaho: Certificate of Existence
- Illinois: Certificate of Good Standing
- Indiana: Certificate of Existence
- Iowa: Certificate of Existence
- Kansas: Certificate of Good Standing
- Kentucky: Certificate of Existence
- Louisiana: Certificate of Good Standing
- Maine: Certificate of Good Standing o Certificate of Existence
- Maryland: Certificate of Status
- Massachusetts: Certificate of Good Standing o Certificate of Status
- Michigan: Certificate of Good Standing
- Minnesota: Certificate of Good Standing
- Mississippi: Certificate of Good Standing
- Missouri: Certificate of Good Standing
- Montana: Certificate of Good Standing
- Nebraska: Certificate of Good Standing
- Nevada: Certificate of Good Standing
- New Hampshire: Certificate of Good Standing
- New Jersey: Certificate of Standing
- New Mexico: Certificate of Good Standing
- New York: Certificate of Status
- North Carolina: Certificate of Existence
- North Dakota: Certificate of Good Standing
- Ohio: Certificate of Good Standing (a veces también llamado Certificate of Existence)
- Oklahoma: Certificate of Good Standing
- Oregon: Certificate of Existence
- Pennsylvania: Subsistence Certificate (para empresas locales) o Good
- Standing Certificate (para empresas extranjeras)
- Rhode Island: Letter of Good Standing
- South Carolina: Certificate of Existence
- South Dakota: Certificate of Good Standing
- Tennessee: Certificate of Existence
- Texas: Certificate of Fact – Status
- Utah: Certificate of Existence
- Vermont: Certificate of Good Standing
- Virginia: Certificate of Good Standing
- Washington: Certificate of Existence
- West Virginia: Certificate of Existence
- Wisconsin: Certificate of Status
- Wyoming: Certificate of Good Standing
En resumen, los diferentes estados tienen denominaciones variadas para el documento oficial que certifica la existencia (o buen estado) de una empresa. Los nombres en inglés más comunes incluyen:
Los nombres más comunes para los certificados de existencia o buen estado en Estados Unidos son:
- Certificate of Good Standing
- Certificate of Status
- Certificate of Existence
Algunos estados utilizan denominaciones menos frecuentes, como:
- Certificate of Compliance
- Certificate of Legal Existence
- Certificate of Fact – Status
- Letter of Good Standing
- Subsistence Certificate
El uso de estos certificados debe ajustarse a los requisitos oficiales del estado objetivo, así como a la información proporcionada por la página web de la oficina del Secretario de Estado (Secretary of State) o el registro correspondiente de ese estado.
Estos certificados (ya sea que se llamen Certificate of Good Standing, Certificate of Status, Certificate of Existence, u otros nombres similares) cumplen la misma función general, que es certificar que la empresa se encuentra en buen estado legal y de cumplimiento en ese estado. Normalmente, estos documentos indican que la empresa:
- Se ha registrado correctamente en el estado y sigue en estado legal activo (es decir, la empresa no ha sido disuelta, revocada ni tiene su registro suspendido).
- No tiene problemas pendientes o incumplimientos evidentes en cuanto a la presentación de declaraciones, pagos de impuestos, informes anuales y otras obligaciones legales.
En resumen, la función de estos certificados es probar oficialmente que la empresa está «vigente y operando de manera adecuada» en el estado, lo que es útil para actividades como transacciones comerciales, licitaciones, financiamiento, apertura de cuentas bancarias y la firma de contratos.
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